پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه سازمانی در بستر Microsoft EPM

با بكارگيری اين سيستم، متدولوژی‌ها و مفاهيم جديدی درسازمان شكل می‌گيرند كه مي‌تواند در دستيابی سازمان به اهداف مورد نظر خويش راه‌گشاباشد. از اين دسته می‌توان به مواردی همچون مفاهيم زير اشاره نمود:

· متعارف سازی (Standardization) در سطح سازمان و براي همه پروژه‌های آن
· پشتيبانی ازانواع تقويم‌های كاری در سطوح فعاليت‌ها، پروژه‌ها و منابع سازماني
· استفاده از Outline Codeها براي تبيين ساختار شكست فعاليت‌های پروژه (WBS) يا سازمان (RBS)
· استفاده از فيلد‌های سفارشی (Custom Field)از نوع متن، عدد، تاريخ،هزينه، تاريخ‌هاي شروع و پايان، مدت زمان و …كه سازمان‌ها می‌توانند بر اساس ساختار و فرآيند‌های داخلی خود، مكانيزم مديريت پروژه خاص خود را طراحی و پياده‌سازی نمايند.
· با استفاده از منابع سازمانی كه بين پروژه‌های مختلف به اشتراك گذارده می‌شوند، می‌توان كاركرد منابع را بين پروژه‌ها زمانبندي نموده،تداخل‌های بوجود آمده در تخصيص منابع بين پروژه‌ها را تشخيص داده و نحوه استفاده اززمان يك منبع را در پروژه‌هاي مختلف بازبينی نمود.
· پشتيبانی از روش منابع جايگزين Resource Substitution به منظور اختصاص مناسب‌ترين منبع به فعاليت‌ها، و براساس مهارت كاری، بار كاری جاری، و در دسترس بودن آنها.
· پشتيبانی از نسخه‌هاي مختلف (Version) يك پروژه و همچنين ثبت Baselineهای مختلف براي يك پروژه واحد درجهت بررسی موارد خاص كنترل پروژه.
· امكان بكارگيری تحليل ارزش افزوده (Earned Value)، كه روشی براي اندازه‌گيری بهره‌وری پروژه می‌باشد.
· بالا بردن تشريك مساعی و همكاری‌های تيمی توسط پشتيبانی و بكارگيری از امكانات SharePoint
· امكان تعريف، درخواست و دريافت گزارش وضعيت‌های خاص، مطابق با مكانيزم‌های كنترل پروژه سازمان
· امكان تعريف و ايجاد نماهاي سفارشی (View) براي دسترسی سريع به اطلاعات مورد نظر در سطوح پروژه‌های سازمان، فعاليت‌ها، منابع يا يك پروژه خاص.
· پشتيبانی از مفاهيم مديريت ريسك و همچنين مديريت وقايع و اتفاقات خلال اجرا (Issue Management)
· امكان تعريف حقوق دسترسی افراد براي سطح اطلاعاتيكه می‌توانند ببينند و يا تغيير دهند

ده مزيت برتر استفاده از EPM:
سامانه جامع مديريت پروژه سازمان ها را قادر می سازد تا اداره و هماهنگ سازی کارها را از پروژه های مبتنی بر برنامه های پيچيده و مرکب در طول چرخه حيات پروژه , به صورت کارآمدتري انجام دهند.
در اينجا ده روشي را که راه حل مديريت پروژه EPM و کاربرانش از آن طريق با يکديگر ارتباط برقرار می کنند , ذکر شده است.
راه حل جامع مديريت پروژه می تواند به شما در اداره هوشمندانه کارهای سازمانی , کمک کند.
هوش تجاری را تقويت کنيد:
راه حل جامع مديريت پروژه به شما در به تصوير کشيدن عملکردها , مجسم کردن گرايش ها , مديريت ريسک و مشخص کردن محدوده سرمايه به کار گرفته شده , کمک می کند.
از سرويس های گزارش گيری داده (ReportingData Services) برای به اشتراک گذاری اطلاعات با ابزارهای گزارش گيری تجاری معمول مثل مايکروسافت آفيس SharePoint Server استفاده کنيد.
واحدهای داده از پيش ساخته شده قابل گسترشی وجود دارد که ارتباط داده ای براي ايجاد Scorecard ها و Dashboard ها فراهم می کند که به منظور ساده کردن تصميمات آگاهانه درباره پروژه های موجود , تعادل برقرار کردن و ايجاد فرصت های جديد, می توان از آنها استفاده کرد.

همکاری و هماهنگ سازی را به آسانی انجام دهيد:
مطمئن شويد که گروهها اهداف معمول را به اشتراک می گذارند و با يکديگر به طرز موثری کار مي کنند , برای سازمان ها در نظرگرفتن اين مسائل در زمانی که واحدهای سازمان از نظر جغرافيايی گسترش پيدا کرده اند, بسيار ضروری است.
Project Web Access دسترسی مبتنی بر وب به موقع را به اطلاعات حساس تجاری پروژه ها که به وسيله راه حل جامع مديريت پروژه ذخيره شده اند را فراهم می کند, بنابراين گروه ها می توانند دانش خود را به اشتراک گذاشته و همکاری آسان تری را با تکميل وظايف، واگذاری و تعديل کردن فعاليت ها, به سرعت با تغييرات و به روز رسانی ها منطبق شوند.

منابع را به طرز کارآمدی اداره کنيد:
اکثر سازمان ها با چالش بکارگيری موثر منابع دست و پنجه نرم می کنند, سهل انگاری در اين مسئله به صرف هزينه بيشتر و تاخير در پروژه منجر می شود.
راه حل جامع مديريت پروژه به شما کمک مي کند تا ارزيابي هائی را که در بکارگيری موثر منابع روزانه و برنامه ريزی در سازمان کاربرد دارد به دقت انجام دهيد. بنابراين شما فرصت و امکان بهينه سازی فرآيند اجرای پروژه را در پروژه های با اولويت بالا خواهيد داشت.

چرخه حيات پروژه را مديريت کنيد:
پروژه ها را در Project Web Access منتشر کرده و به اجرا در آوريد.
اين طرح را به پروژه های قابل استفاده و موثر ارتقا دهيد , سپس آنها را تکميل, پيگيری و مديريت کنيد.
شما می توانيد يک ديد جامع از کارهای سازمانی در همه مراحل پروژه براي تصميم گيری های بهتر داشته باشيد.

مديريت ساده و مديريت پيچيده:
برای پروژه های معمولی, شما مي توانيد از سرويس های ويندوز SharePoint يا Project Web Access استفاده کنيد. هنگامی که پروژه ها حجيم تر شده و اقدامات مهم راهبردی گسترش پيدا می کنند، شما می توانيد اين پروژه ها را به راه حل جامع مديريت پروژه ارتقا داده و روند مصرف بودجه ها را پيگيری کرده و منابعی که ممکن است به طور معمول ناديده گرفته شوند را لحاظ کنيد.
براي برنامه های با مقياس بزرگتر , شما مي توانيد به آسانی چندين پروژه فرعی را به همراه وابستگی هايشان , در يک مدل هماهنگ شده , اداره کنيد.

پيشرفت ها را به طور پيوسته ارتقا دهيد:
سازمان ها براي بهبود کارايی های قابل استفاده و مديريت مؤثرتر پروژه های پيچيده بيش از پيش بر روی همگون سازی پروسه ها کار می کنند.
راه حل جامع مديريت پروژه شما را قادر می سازد تا پروسه هاي قابل تکرار را در قالب الگوها (Template) اجرا کرده و اصلاحات لازم را انجام داده و بر اساس بهترين نمونه ها , اين پروسه هاي اصلاح شده را در راهنمای پروژه (Project Guide) هاي سفارشی ثبت و ضبط کنيد.
شما می توانيد گردش های کاری (Workflow) خودکار , نتيجه گيری با هزينه کمتر, مدت زمان کمتر و کيفيت افزون تر را در پروسه های کاری بکار ببريد.

استخدام راهبردی:
در صورت تفهيم نشدن حجم کار در پروژه های بلند مدت , تجربه های شرکت از دوره های کوتاه مدت خارج از چرخه , هزينه های سربار, از دست رفتن دانش و تضعيف روحيه کارکنان , ناکافی خواهد بود.
با ايجاد شفافيت در همه قراردادهای کاری و قابليت های منابع راه حل مديريت جامع پروژه, به شما کمک می شود تا در طرحی که براي منابع ايجاد کرده ايد , استخدام نيروی جديد و منابع خارجی را با اهداف بلند مدت تجاری تراز کنيد.

از تکنولوژی موجود سرمايه بيشتري کسب کنيد:
راه حل جامع مديريت پروژه قدرت برقراری ارتباط و نفوذ در Microsoft Windows Server , Microsoft SQL Server و سرويس های ويندوز SharePoint را دارد , بنابراين شما می توانيد بيرونی ترين مهارت های سازماني را در اين تکنولوژی مايکروسافت بدست آوريد.
راه حل جامع مديريت پروژه همچنين با سيستم های مايکروسافت آفيس , برنامه ERP , مايکروسافت collaboration Platform و مايکروسافت آفيس يکپارچه شده است.
ابزارهای آفيس Project Server API و Eventing Model و ابزارهای ديگر , زير ساخت قابل انعطاف و قابل گسترش را برای اداره کارها ايجاد می کنند.

توانايی برگشت واقعي سرمايه:
با توانايی افزايش بهره وری کارکنان , دوره های زمان کوتاه , کاهش هزينه و بهبود مديريت زمان راه حل مديريت جامع پروژه و کاربرانش يک برگشت سرمايه مثبت و مورد تأييد را برای شما فراهم مي کند.
در مديريت اسناد مديريتی IT , نرم افزار می تواند هزينه را تا 2 درصد کاهش , بهره وری را از 20 تا 25 درصد افزايش و 10 تا 15 درصد از بودجه را به پروژه هایی که راهبردی تر هستند , منتقل کند.

توسط نرم افزار کنترل پروژه (EPM) راهکار کاملی بدست آوريد:
شما می توانيد نرم افزار کنترل پروژه (EPM) فراگرفته و قابليتهای افزوده مديريت اسناد را از طريق Project Gateway دو سويه , انجام دهيد.
Project Gateway به شما اجازه می دهد تا از راه حل مديريت پروژهOffice Project Portfolio Server برای تکميل Office Project Serverاستفاده کنيد.
Project Gateway ارزش هاي نرم افزار کنترل پروژه (EPM) فراتر از مديريت مؤثر به تصميم گيری های راهبردی گسترش می دهد و سرمايه و اهداف تجاری را در يک راستا قرار می دهد.
سيستم EPM به عنوان يكی از محصولات شركت مایکروسافت ويژگی های زير را داراست :
· سهولت استفاده و كيفيت بالا در سطح استانداردهای ماكروسافت
· قابليت سفارشی سازی و سهولت دسترسی به اطلاعات تخصصی به عنوان يك محصول شناخته شده جهانی
· هماهنگی مناسب با ساير محصولات مایكروسافت نظير ويندوز و آفيس

تشكيل يك برنامه سازمانی پروژه Enterprise Project Plan
تمام شركت‌ها بر اساس برنامه‌ريزی‌هايی كه برنامه كاری شركت را در كوتاه‌مدت يا بلندمدت مشخص می‌نمايد، عمل می‌كنند. در عين حال شركت‌ها، مستقل از فعاليتی كه در هر برهه از زمان انجام می‌دهند، يك استراتژی يا برنامه جهت‌گيری شده را دنبال می‌نمايند. برنامه‌ريزی سازمانی، هنگامی اتفاق می‌افتد كه هيأت مديره سازمان، گروهي از پروژه‌های اصلی سازمان را تعريف، تعيين و سرپرستی نمايد. با اجرای موفق اين پروژه‌ها، يك سازمان در هر زمينه كاری، می‌تواند به اهداف مورد نظر خود دست يابد.
برنامه‌های سازمانی معمولا اطلاعاتی شامل موارد زير دارند:
· منابع مالي در دسترس در طول حيات برنامه (بودجه).
· منابع و مهارتهای لازم براي اجراي طرح (نيروی انساني و تجهيزات).
· مواد مصرفي لازم برای اتمام كامل طرح (مواد اوليه).
· محدوديت‌های زمانی طرح (تاريخ‌های شروع و پايان).
· قدم‌های اجرايی و اهداف كلي طرح.
تعاريف سازمانی Organization Standards
متعارف سازی (Standardization) لازمه كاركردن بر روی پروژه‌ها در سطح سازمانی می‌باشد. و اين استاندارد كردن يك زبان واحد را برای مديران پروژه در سطح سازمان ايجاد می‌كند. در Microsoft Project Professional، يك الگوي جامع سازماني Enterprise global template، مطابقت پروژه‌های آن سازمان از استاندارد‌های تعريف شده همچون نحوه استفاده از نگرش‌ها، جداول و فيلد‌ها را تضمين می‌كند.
اين الگوي جامع سازماني Enterprise global template، مجموعه از فرضيات و قرارداد‌هايی همچون نگرش‌ها، جداول و فيلد‌هايی است كه در تمام پروژه‌های سازمان بكار گرفته میشوند. الگوی جامع سازمانی در بانك اطلاعاتی Microsoft Project Server قرار داده شده و توسط تمام پروژه‌های سازمان استفاده می‌گردد.
الگوی جامع سازمانی Enterprise global template مستقر در Server را می‌توان توسط شخصي با حقوق دسترسی Administrator براي آن سازمان تنظيم كرد. بنابراين يك الگوی جامع سازمانی استاندارد‌های مديريت پروژه آن سازمان را تبيين كرده و اطمينان می‌دهد كه تمامی پروژه‌های آن سازمان از اين استانداردها پيروي مي‌كنند.
تقويم‌های سازمان Enterprise Calendars
تقويم‌های كاری عوامل زمانبندی براي تنظيم زمان‌های كاري منابع و فعاليت‌ها می‌باشند. Microsoft Project از چهار نوع تقويم كاری پشتيبانی می‌كند:
· Base Calendar
اين تقويم، تقويم پايه‌ای است كه ديگر تقويم‌ها بر اساس آن شكل می‌گيرند. Microsoft Project‌ تقويم‌های Standard، 24ساعته و شيفت شب را ارائه می‌كند. كه تقويم Standard، بصورت پيش فرض برگرفته از زمان كاری رسمی: دوشنبه تا جمعه 8:00صبح تا 5:00 بعدازظهر، با يك ساعت ناهاری می باشد.
· Project Calendar
بصورت پيش فرض Base calendar استاندارد، تقويم پروژه می‌باشد. تقويم پروژه، زمان كاري قراردادی را مشخص، و زمان‌های كاری و غير كاری تمامی منابع تخصيص داده شده يك پروژه را مشخص می‌كند.
· Resource Calendar
بصورت پيش‌فرض، زمان‌های كاری و غير كاری منابع بر اساس تقويم پروژه می‌باشند. می‌توان يك تقويم منابع جهت انعكاس ساعات كاری خاص، مرخصی‌ها، غيبت‌ها و زمانبندی شخصی هر منبع تعريف نمود.
· Task Calendar
بصورت پيش‌فرض، تقويم فعاليت‌ها بر اساس تقويم پروژه می باشند. تقويم خاص يك فعاليت تنها در صورتی مفهوم پيدا خواهد كرد كه بخواهيم فعاليت‌هايی را خارج از زمان‌های متعارف توسط تقويم‌های پروژه يا منابع زمانبندی نماييم.
تقويم‌های پروژه و منابع می‌توانند جهت استاندارد شدن روش زمانبندی پروژه‌ها و منابع، در الگوی جامع سازمان تعريف نمود.
Enterprise Outline Codes
معمولاً سازمان‌ها يك قالب WBS (Work Breakdown Structure) يا OBS (Organizational Breakdown Structure) خاص براي پروژه‌هايشان بكار می‌گيرند. يك WBS، يك ساختار ترتيبی و متوالی براي توصيف پروژه‌ها در سطوح جزئی‌تر می‌باشد. همانند WBS، يك OBS معمولا سازمان يك شركت را بيان می‌كند. اين دو ساختار امان مشخص نمودن و دسته‌بندي اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع را به نحوي فراهم می‌سازند كه ساده‌تر بتوان به اطلاعات پروژه دسترسی يافت.
اگر بخواهيم Microsoft Project Professional را براي تشكيل يك برنامه سازمانی پروژه Enterprise Project Plan بكار گيريم، می‌توان از outline code واحدي در WBS و OBS-های سازمان، براي پروژه‌ها، منابع و فعاليت‌ها استفاده نمود. اين outline code-ها در حكم برچسب‌هايی براي پروژه‌ها منابع و فعاليت‌هايی هستند كه خصايص مشتری داشته و از آنها مي‌توان براي دسته‌بندی، جمع‌بندی، و گروه‌بندی اطلاعات پروژه‌ها و خود پروژه‌ها استفاده كرد.
Enterprise Outline Code-ها توسط Administrator مديريت پروژه يا شخصی كه اين حق دسترسی را داشته باشد قابل تعريف بودن و براي تمامی كاربران سازمان قابل دسترس می‌باشد.
فيلد‌های سفارشی سازمانی Enterprise Custom Fields
نرم‌افزار Microsoft Project همواره شامل فيلد‌های سفارشی Custom Field (از نوع متن، عدد، تاريخ، هزينه، تاريخ‌هاي شروع و پايان، مدت زمان و …) براي داده‌های اضافی بوده است. كه می توان اين فيلد‌ها را براي كسب اطلاعات مورد نياز توسط فرمول‌ها، محاسبات خاص، يا شاخص‌های گرافيكی تنظيم نمود.
فيلد‌های سفارشی سازمانی، فيلدهايی براي يك project server خاص می‌باشند كه برای تمامی پروژه‌های سازمان قابل دسترس می‌باشند. تقريبا همانند فيلد‌های سفارشی پروژه‌ها، اين فيلد‌ها می‌توانند بنا به نيازمندی‌های سازمان، بر اساس فرمول‌ها و outline code-ها ليست‌ها و نشانگر‌های گرافيكی را ارائه نمايند. با استفاده از اين فيلد‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بر اساس ساختار و فرآيند‌های داخلی خود، مكانيزم مديريت پروژه‌ها را طراحی كنند.
فيلد‌های سفارشی سازمانی، (شامل مشخصات و جداول مرجع مربوطه) در الگوی جامع سازمان Enterprise global template نگهداری می‌شوند. در صورتيكه داده‌هاي وارد شده در اين فيلد‌ها در اين الگو ذخيره نمی‌شوند. و براي حفظ امنيت اطلاعات، كاربران می بايستی حق check out نمودن اين الگو را براي تغيير مشخصات فيلدها داشته باشند.
فيلد‌های سفارشی سازمانی را می‌توان برای منظور‌های خاصی، به عنوان مثال براي ايجاد يك فيلد داده اجباری، تنظيم نمود. و براي حفظ سازگاری و اطمينان از يكسان بودن اين فيلد‌ها برای پروژه‌ها و منابع، آنها را در Microsoft Project Server قرار داده‌اند.
منابع پروژه‌های سازمانی Resources for Enterprise Projects
منابع شامل نيروی انسانی، تجهيزات و مواد اوليه‌ای هستند كه براي تكميل فعاليت‌ها مورد استفاده قرار می‌گيرند. در Microsoft Project Professional قبل از تخصيص منابع به يك فعاليت خاص، می‌بايست اين منابع در مخزن منابع سازمان Enterprise Resource Pool تعريف و به تيم پروژه موردنظر اضافه شده باشد.
منابع سازمان
منابع سازمان می‌توانند بين پروژه‌های مختلف به اشتراك گذارده شوند. با استفاده از گروه منابع سازمان، می‌توان كاركرد منابع را بين پروژه‌ها زمانبندی نموده، تداخل‌هاي بوجود آمده در تخصيص منابع بين پروژه‌ها را تشخيص داده و نحوه استفاده از زمان يك منبع را در پروژه‌هاي مختلف بازيابی كرد.
براي پيدا نمودن يك منبع از ميان منابع در دسترس سازمان، مي‌توان از دستور Build Team from Enterprise‌ از منوي Tools استفاده نمود.
انواع منابع Resource Types
در Microsoft Project Professional می‌توان از انواع منابع زير استفاده نمود:
· منابع محلي Local Resource
منابع محلي، منابعي هستند كه به فعاليت‌هاي يك پروژه سازماني اختصاص داده مي‌شوند ولي جزء منابع سازمانی Enterprise Resources آن سازمان در Microsoft Project Server تعريف نشده‌اند.
· منابع سازمانی Enterprise Resource
اينها منابعی هستند كه در مخزن منابع سازمان Enterprise Resource Pool تعريف شده‌اند. منابع سازمانی بصورت متمركز و برای سازمان شما تعريف شده‌اند و می‌توانند در پروژه‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار گيرند. منابع سازمانی از منابع اختصاصی (غير سازمانی) كه در مخزن منابع سازمانی تعريف شده‌اند متمايز می‌باشند.
· منابع عمومی Generic Resources
اينها در اصل جايگاه منابع هستند و نه يك فرد خاص. شما مي‌توانيد از منابع عمومي براي مشخص نمودن مهارت لازم برای انجام يك فعاليت قبل از مشخص نمودن فرد خاصي كه آن فعاليت را انجام خواهد داد استفاده نماييد. Microsoft Project منابع عمومی را همچون منابع كاری زمانبندی نموده و با آنها همچون منابع كاری برخورد خواهد داشت.
روش منابع جايگزين Resource Substitution Wizard
سيستم Microsoft Project Professional روش منابع جايگزين Resource Substitution Wizard را به منظور اختصاص بهترين منبع به فعاليت‌ها، و بر اساس مهارت كاری، بار كاري جاری، و در دسترس بودن آنها ارائه مي‌كند. اين روش مي‌تواند توصيه‌های خود را بر اساس بررسی مهارت كاري منابع در سطح سازمان يا يك دپارتمان ارائه نمايد.
تنظيمات پروژه سازمانی Enterprise Project Options
بهتر است تا برای نحوه ايجاد و انتشار پروژه‌ها در سازمان، استاندارد‌هايی را ايجاد نماييم. برای اين منظور می‌توان به گزينه Options از منوي Tools رجوع نمود. همچنين در صورت مقتضی می‌توان استاندارد‌های مختلفی را براي انواع پروژه‌ها تعريف نمود: مثلا پروژه‌های IT مكن است با پيش‌فرض فعاليت‌های از نوع Fixed Units داشته باشند حال آنكه پروژه‌های عمرانی از نوع Fixed Duration باشند. استاندارد‌های مختلف پروژه‌های سازمان می‌توانند برای هر دسته از تنظيمات و در قالب يك الگو Template ارائه شوند.
ويرايش‌های پروژه سازمانی Enterprise Project Versions
يك ويرايش پروژه، يك كپی كامل از پروژه‌ای است كه در Microsoft Project Server ذخيره شده و مي‌توان از آن به عنوان بايگانی يا نمونه پروژه استفاده نمود. به هنگام تعريف و انتشار يك پروژه بر روي Microsoft Project Server، اولين ويرايش آن پروژه ذخيره مي‌گردد. Microsoft Project Professional با ثبت و ذخيره تغييرات يك پروژه آن را منتشر نيز می‌نمايد. اين ويرايش منتشر شده به عنوان ويرايش فعال محسوب شدن و با پسوند .published نگهداری می گردد.

دو نوع از ويرايش يك پروژه قابل نگهداری مي‌باشد:
· ويرايش منتشر شده Published Version
ويرايش منتشر شده، يك كپي از پروژه جاری است كه می‌توان آن را به عنوان نمونه تغيير داده و يا گزارش‌گيری كرد. ولي نمي‌توان از يك ويرايش براي اختصاص زمان‌بندی استفاده كرد. اگر می‌خواهيد به كار بر روی يك ويرايش به عنوان پروژه جاري ادامه دهيد، می‌بايستی آن را با نام پروژه جاري ذخيره نماييد (project. Published). قبل از جايگزينی ويرايش جاری با يك ويرايش ديگر از پروژه، ممكن است لازم باشد تا يك ويرايش بايگانی تهيه كنيد.
· ويرايش بايگانی شده Archived Version
ويرايش‌های بايگانی شده، كپي‌هايی از پروژه جاری گرفته شده در طول حيات پروژه می‌باشند. می‌توان اين ويرايش‌ها را بصورت منظم، مثلاً ماهانه تهيه نمود. شما می‌توانيد از آنها به عنوان نسخه‌های پشتيبان و يا مقايسه پيشرفت پروژه‌ها استفاده نماييد.
Multiple Baselines
براي مقايسه، می‌توان چند Baseline از يك پروژه را ذخيره نمود. Baseline روش مناسبی براي بررسی تفاوت برنامه‌ريزی‌های يك پروژه می‌باشد. ولی به هر جهت آنها تمامی اطلاعاتی كه يك ويرايش در خود ذخيره می‌كند را نگهداری نمی‌كنند. همچنين وابستگی فعاليت‌ها در مقايسه Baseline نمي‌تواند مورد ارزيابي قرار گيرد. طرح‌هاي مقدماتی مشابه Baseline می‌باشند، ولی فقط تاريخ‌های شروع و پايان را نگهداری می‌كنند.
پیگیری و مديريت يك پروژه سازمانی Tracking and Managing an Enterprise Project
پیگیری پيشرفت و جاری نگه‌داشتن يك پروژه، يكي از اساسی‌ترين وظايف مديريت پروژه می‌باشد. با پیگیری پيشرفت فيزيكی فعاليت‌ها، می‌توان برنامه زمانبندی را بر جلوگيری از مشكلات مورد بازبينی قرار داد. شناسايی يا پيش‌بينی مشكلات می‌تواند شما را نسبت به آشنايی با مسائلی كه زمان اتمام پروژه را به تعويق خواهند انداخت، تجهيز نمايد. چرا كه پس از شناسايی اين مشكلات است كه شما می‌توانيد با اتخاذ استراتژی‌هاي مختلفی پروژه‌تان را مديريت نماييد.
اگر چه Microsoft project پیگیری را آسان‌تر نموده، ولی لازم است قدمهای اوليه‌ای را برای پیگیری پيشرفت پروژه انجام دهيد. شما بايد بدانيد از چه متد پیگیری پيشرفت استفاده می‌كنيد و چه مواردی (به عنوان مثال تاريخ‌های شروع و پايان فعاليت‌ها، كار انجام شده و هزينه‌ها) را پیگیری می‌كنيد.
همچنين لازم است تا از آمادگی تيمتان براي اجرای متدی كه در پيش داريد اطمينان حاصل كنيد.
روش پیگیری پروژه‌های سازمانی Tracking Method for Enterprise Projects
در Microsoft Project Professional، شما می‌توانيد با استفاده از Microsoft Project Server پيشرفت عملياتی پروژه‌ها را از طريق اينترانت سازمان پیگیری نماييد. برای كاربران و اعضاء پروژه كه دسترسی مستقيم به Microsoft Project Web Access را ندارند، می‌توان از سيستم e-mail استفاده نمود.
متد ارزش افزوده برای پروژه‌های سازمانی Earned Value Method for Enterprise Projects
تحليل ارزش افزوده، روشی براي اندازه‌گيری بهره‌وری پروژه می‌باشد. اين روش مشخص می‌كند كه چه مقدار بودجه می‌بايستی براي مقدار كار مشخصي كه تا بحال انجام شده، پرداخت مي‌شد.
براي پروژه‌های سازمانی، شما می‌بايست اولا تشخيص دهيد كه آيا از روش‌های ارزش افزوده براي تحليل پروژه‌ها استفاده می‌كنيد يا خير، و در اين صورت استاندارد روش تحليل ارزش افزوده را تبيين نماييد.
همكاری تيم سازمانی Enterprise Team Collaboration
نرم‌افزار Microsoft Project Professional توسط Microsoft Project Server و Microsoft Project Web Access يك راه حل جامع و اجرايی را براي همكاري‌های تيمی ارائه می‌كند. مجموعه اين نرم‌افزار‌ها انعطاف پذيری و قابليت‌های قابل ملاحظه‌ای را برای ارتباط مؤثر اعضاء تيم، ديگر مديران پروژه سازمان يا مديران سازماني فراهم مي‌سازد.

با استفاده از Microsoft Project و Microsoft Project Server مديران پروژه مي‌توانند:
· فعاليت‌ها را به اعضاء تيم پروژه اختصاص داده و كار انجام شده آنها را پیگیری نمايند.
· درخواست‌های بروزآوری فعاليت‌ها از جانب اعضاء تيم را بصورت خودكار پذيرفته و در پروژه‌های مربوطه اعمال نمايند.
· گزارشات وضعيت را در همان قالبی كه مي‌خواهند درخواست و دريافت نموده و گرفتن گزارشات وضعيت مختلف در قالب يك گزارش وضعيت واحد، به نحوی كه برای مديران سازمان قابل ارائه باشد.
· اعمال متد تحليلی what-if بر روی ويرايش‌های مختلف پروژه‌ها و مقايسه هزينه‌ها، زمانبندی و تخصيص منابع با يكديگر.
· بررسی تأثير تغييرات برنامه‌ريزی در دسترسی منابع، تخصيص منابع و هزينه‌ها.

با استفاده از Microsoft Project Web Access براي دستيابي به اطلاعات Microsoft Project Server، اعضاء تيم می‌توانند:
· تخصيص فعاليت‌های مربوط به خود را بازبيني نموده و به آنها پاسخ دهند. همچنين تغييرات انجام شده درباره مراحل پيشرفت كار را در متناوباً گزارش دهند.
· فعاليت‌های جديدی را تعريف نموده و براي تأييد و درج در فايل پروژه براي مدير پروژه ارسال نمايند.
· فعاليت‌ها را به ديگر اعضاء تيم محول نمايند.
· فعاليت‌های مربوط به خود را در Gantt Chart مشاهده نموده، می‌توانند آنها را دسته‌بندی، sort، و براي تمركز بر روي يك مورد خاص آنها را فيلتر نمايند.
· بنا بر حقوق دسترسی كه از جانب Administrator سيستم Microsoft Project Server براي آنها تعيين شده است، اعضاء تيم می‌توانند آخرين اطلاعات كل پروژه را و نه تنها آنهايی را كه به ايشان محول شده است را مشاهده نمايند.

با استفاده از Microsoft Project Web Access براي دستيابی به اطلاعات Microsoft Project Server، مديران سازمان stakeholders می توانند:
· اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع را براي كسب يك ديد عمومی راجع به وضعيت پيشرفت پروژه‌ها در سازمان دريافت نمايند.
· با استفاده از Portfolio Analyzer، داده‌های يك پروژه يا پروژه‌های مختلف را توسط PivotTable و PivotChart تحليل نمايند.
· سناريو‌های مختلفی را براي امكان‌سنجی يك پروژه جديد، اولويت‌بندی پروژه‌ها و منابع، يا كشف مشكلات احتمای توسط Portfolio Modeler را مورد بررسی قرار دهند.

گزارش‌گيری وضعيت Status Reporting
در Microsoft Project Server می‌توان گزارشات وضعيت را طراحی نمود، و آنها را بصورت فرم‌هايی در Microsoft Project Web Access درآورد، به ترتيبی كه اعضاء تيم بتوانند آنها را به همراه توضيحاتی كه درباره فعاليتشان دارند پر نمايند.
بر خلاف به‌روزآوری فعاليت‌ها، گزارشات وضعيت فاقد اطلاعات عددی راجع به پروژه‌ها بوده و نمي‌توانند براي به‌روز كردن آنها بكار روند. بلكه اين گزارشات معمولا حاوی اطلاعات مفصلی در رابطه با مراحل اجرايی، اهداف، اخبار و ديگر فاكتور‌هايی به ديگر افراد سازمان ارسال نموده يا در مركزی كه برای ديگران قابل دسترس باشد جمع‌آوري نمود. همچنين می‌توان گزارشات وضعيت اعضاء تيم را در يك قالب كلی‌تر و به شكل يك گزارش وضعيت تيمی منسجم نمود.
براي گزارش‌گيری مؤثر تر می‌توان محتوای بخش‌های مختلف گزارش را تعيين نمود، خصوصاً اينكه تعيين كرد كه در چه تناوب‌هايي اين گزارشات وضعيت از اعضاء تيم درخواست می‌شوند.
اگر چه می‌توان گزارشات وضعيت را مستقيماً و از طريق Microsoft Project درخواست نمود، ولی تنها گزارشات وضعيت تأييد شده را می‌توان از طريق Microsoft Project Web Access مشاهده كرد.

Project Views
در Microsoft Project Web Access می‌توان پورتفوليوی پروژه‌ها يا يك پروژه خاص را كه بر روی Microsoft Project Server منتشر شده است را مشاهده نمود. مي‌توان اطلاعات جمع‌بندی شده پروژه‌ها را و يا اطلاعات تفصيلی مربوط به يك پروژه خاص را مشاهده نمود.
می‌توان View-هاي Microsoft Project Web Access را تعريف يا سفارشی نمود. همچنين می توان مراكز و فعاليت‌های جديدی را براي اعضاء تيم يا مديران سازمانی ايجاد نموده و حقوق دسترسی آنها را تعيين نماييد.
مديريت مستندات و پیگیری اخبار Document Management and Issue Tracking
با استفاده از Microsoft Project Server مي‌توان به سادگي مستندات مربوط به پروژه را مديريت نموده و اخبار و وقايعی را كه در طول حيات پروژه‌ها رخ می‌دهند را پیگیری نمود.
قبل از اينكه بتوان اسناد و وقايع پروژه‌ها را مديريت نمود، می بايستی يك server با امكان Sharepoint بر پا نموده و يك subweb براي پروژه بر روي آن ايجاد نمود.
برای اطلاعات بيشتر در ارتباط با نحوه برپايی اين server لازم است تا به مستندات Microsoft مراجعه شود.

مستندات Documents
مستندات يك پروژه مي‌تواند اطلاعات ذی قيمتی را در ارتباط با آن پروژه در اختيار ديگران قرار دهد. برای سهولت دسترسی، مدير پروژه مي‌تواند يك كتابخانه اسناد Document Library را ايجاد نمايد. دو نوع Document Library می‌توان تعريف نمود:
· Project Document Library
اين كتابخانه اسناد و مدارك مربوط به يك پروژه خاص را در خود جای می‌دهد. دستيابی به مستندات اين كتابخانه بر اساس حقوق دسترسی كه براي اعضاء تيم، مديران پروژه و مديران سازمانی تعريف می شوند قابل كنترل می‌باشد. اينكه چه مشخصاتی از اين مستندات را نگهداری می‌كنيم را می توان توسط Administrator براي سازمان، مشخص نمود. كاربران ديگر با داشتن حق دسترسی لازم نيز می‌توانند Document Library-های ديگری ايجاد نمايند. و مديران پروژه كه بصورت پيش‌فرض دارای حق دسترسی طراحی List-ها را دارند می‌توانند تنظيمات آنها را تغيير دهند.

· Public Document Library
اين كتابخانه اسناد، مستنداتی را نگهداري می‌كنند كه تمامي كاربران سازمان به آنها دسترسی دارند. حق دسترسي به مستندات اين كتابخانه توسط مدير server تعيين می‌شود. اگر چه تمامی كاربران می‌توانند مستنداتی را به اين كتابخانه‌ها اضافه نمايند، ولي تنها كاربران با حق دسترسی لازم قادر به ايجاد آنها خواهند بود.
اخبار و وقايع Issues
پیگیری اخبار و وقايع در بهره‌وری و سود‌آوری مديريت پروژه‌ها تأثير بسزايی دارد چرا كه اين عمليات امكان ارتباط با اعضاء تيم و مسئولان سازمان را در مورد مشكلات و راه‌كار‌هاي آنها فراهم می‌سازد. به هنگام ورود اخبار و وقايع می‌توان مالكيت ownership و پروسه پیگیری آن را مشخص نموده، راه حل آن را ثبت نموده و گزارشات مربوطه را ايجاد و در Microsoft Project Server ذخيره نمود.
اخبار و وقايع میتوانند مربوط به پروژه‌ها، فعاليت‌ها و يا منابع باشند، به نحوی كه بتوان وضعيت آنها را مشخص نموده و توسط يك شاخص به سادگي بيان نمود. بر اساس راه‌كار‌های اتخاذ شده براي حل يك مشكل، وضعيت خبر و وقوع آن issue در حالت فعال، بسته‌شده يا به تعويق افتاده تنظيم خواهد شد. اعلاميه‌های پستی e-mail notifications می‌توانند ايجاد، تخصيص يا به‌روزآوری اخبار و وقايع را به شما اطلاع دهند.
پیگیری اخبار و وقايع را مي‌توان از طريق صفحه issues در Microsoft Project Web Access دنبال نمود.

ديگر ليست‌های تحت وب Other Sub web Lists
يك زيرسايت Sharepoint ليست‌های ديگری بجز مستندات و اخبار و وقايع را نيز شامل می‌گردد. همچون رويداد‌ها events، اعلاميه‌ها announcements، مباحثات discussions، و ديگر ليست‌های سفارشی شده. اين ليست‌ها از داخل Microsoft Project Web Access قابل دسترسی نيستند، و كاربران قادر خواهند بود تا از طريق مرورگر‌های اينترنتی خود و از طريق رجوع مستقيم به سايت‌های مربوطه آنها را مشاهده نمايند. براي راحتي اين كار مي‌توان آدرس سايت مربوطه را در صفحه اصلی homepage نرم‌افزار Microsoft Project Web Access ايجاد نمود.

حقوق دسترسی Permissions
به منظور امنيت اطلاعات، يك مدير Administrator مي‌تواند حقوق دسترسی افراد براي ديدن و كار كردن با اطلاعات پروژه‌ها، فعاليت‌ها و منابع در را تنظيم و كنترل نمايد.
می‌توان حقوق دسترسی را برای يك فرد يا گروهی از كاربران Microsoft Project Web Access تنظيم نمود. همچنين مي‌توان الگوهايي را در قالب دسته‌ای از اين حقوق دسترسی ايجاد، و بر اساس اين الگوها templates حقوق دسترسی را براي اشخاص و گروه‌ها اعمال نمود. مي‌توان با طبقه‌بندی كاربران مختلف، امكان مشاهده هر يك از پروژه‌ها و منابع را برای افراد يا گروه‌ها فراهم ساخت. يا با استفاده از امكانات Microsoft Project Web Access اين امكان را برای كل سازمان تغيير داد.
حقوق دسترسی Microsoft Project Web Access از همان منطق بكار گرفته شده در Microsoft Windows 2000 و Microsoft Windows NT پيروی می‌كند. كاربران users و گروه‌ها groups مقاصد امنيتي و دسته‌ها categories و واحدهای سازمانی مفاهيمی هستند كه موارد امنيتی را درباره آنها بكار می‌گيريم. در اصل با تعريف حقوق دسترسی، امكان يا عدم امكان دسترسی‌های مقاصد را با اين مفاهيم تنظيم می كنيم.

حقوق دسترسی را مي‌توان براي مفاهيم و مقاصد زير بكار گرفت:
· كاربران Users
هر كاربر می‌بايستی برای رويت يا دسترسی به اطلاعات هر بخش از Microsoft Project Web Access اجازه و حق دسترسی كسب نمايد. می‌توان اعطا حق دسترسی به كاربران را در سطح يك فرد انجام داده يا اينكه افراد را در قالب گروه‌ها تعريف نموده (توصيه شده) و اعطا حق دسترسی‌ها را در سطح گروه‌ها انجام داد.
هر كاربر می‌تواند عضوی از هر تعداد گروه باشد.
· گروه‌ها Groups
يك گروه از كاربران، مجموعه‌اي از كاربرانی می‌باشد كه دارای حقوق دسترسي مشتركی باشند. می‌توان براي محدود كردن مقاصدی كه حقوق دسترسی آنها را مي‌خواهيم تعيين نماييم، كاربراني را كه دارای حقوق دسترسی يكسانی هستند را در قالب يك گروه تعريف نمود. گروه‌های خاصی را بر اساس نيازمندی‌های سازمان خود در نحوه دسترسی افراد به اطلاعات تعريف نماييد. به عنوان مثال اگر شركت شما از پيمانكاران خارجی برای اجراي پروژه‌ها استفاده می‌كند، می توان برای متمايز نمودن آنها با كاربران سازمانی شركت گروه‌هاي جداگانه‌ای در نظر گرفت.
· دسته‌ها Categories
يك دسته Category مجموعه‌اي است از پروژه‌ها و/يا منابعي كه اجازه دسترسي به آن به يك كاربر يا يك گروه اعطا می‌گردد. می‌توان براي ايجاد روش‌هاي جديد برای نحوه دسترسی افراد به داده‌های پروژه‌ها يا منابع، دسته‌های جديدی تعريف نمود. گر چه Microsoft Project Web Access دسته‌های پيش‌فرضی را براي واحد‌های سازمانی، پروژه‌ها و منابع در نظر می‌گيرد.
· الگو‌های امنيتي Security Templates
يك الگوی امنيتی همانا يك مجموعه از حقوق دسترسی از پيش تعريف شده می‌باشد. برای سهولت اعطا حق دسترسی با افراد و گرو‌ها می‌توان از الگو‌های امنيتی استفاده نمود. می‌توان هر تعداد از كاربران يا گرو‌ها را با يك الگوی امنيتی مطابقت داد.
ائتلاف (Integration) با Outlook
آيتم‌هاي Microsoft Outlook را مي‌توان به Microsoft Project Web Access وارد نمود. مي‌توان:
· فعاليت‌های آن Outlook Tasks را رويت (و نه ويرايش) نمود.
· موارد مشغول Busy و خارج از دفتر Out of Office را با هم تركيب نموده و همه يا بخشي از اين ساعات غير كاري Nonworking timeرا براي انطباق با تقويم متناظر در Microsoft Project، براي مدير پروژه ارسال نمود.
· نگرش‌ها Views و گزارشات وضعيت Microsoft Project Server را از طريق Outlook به‌روزآوري نمود.
· بر روی Outlook Digital Dashboard قطعات وب Web Part-هايی را از Microsoft Project Server درج نمود.

Digital Dashboard
توسط Outlook Digital Dashboard يك Portal تحت وب اطلاعاتی و محيط كاری سفارشی شده‌ای ارائه می‌شود كه كاربران توسط آن مي‌توانند به داده‌ها و ابزار‌هاي حياتي دسترسي يافته، اطلاعات نامربوط را براي تمركز بيشتر بر روي اطلاعات مربوطه ناديده انگاشته، منابع اطلاعات اصلی را به يك نگرش واحد فرا خوانده، و يك محيط كاری تيمی و شخصی را برای كاربران ايجاد مي‌كند.
اطلاعات و خدمات تحت وب، از طريق قطعات وبی web parts، اجزاء Components قابل استفاده مجدد XML-ي كه معيار‌های جابجايی اطلاعات را تعريف می‌كنند، و از منابع مختلف به يك Digital Dashboard فرستاده می‌شوند.

راهنمای پروژه The Project Guide
برای سهولت استفاده كاربران مبتدي از Microsoft Project ، اين نرم‌افزار از راهنماي پروژه Project Guide، به عنوان يك المان جديد رابط كاربری برای تكميل و بهبود اين رابط كاربری پشتيبانی می‌كند.
برای كاربران جديد، راهنمای پروژه راه مشخصی را در برداشتن گام‌های اوليه پروسه مديريت پروژه، و در جهت شفاف سازی امكانات اوليه Microsoft Project نمايان می‌سازد و دامنه علمی و زمينه‌های تصميم گيری را با يك رابط كاربری پويا در هم می‌آميزد.
راهنمای پروژه Project Guide می‌تواند برای سازمان شما گسترش و سفارشی شود. برای مثال شايد كه سازمان شما بخواهد مراحل خاصی را در پروسه مديريت پروژه تغيير دهد، پروسه خاص خود را طرح‌ريزی كرده، يا ارجاعاتی را به اطلاعات تكميلی داشته باشد.
اجزاء تشكيل دهنده راهنمای پروژه
راهنمای پروژه Project Guide از قسمت‌های زير تشكيل شده است:
· نوار ابزار راهنمای پروژه Project Guide Toolbar
اين نوار فرامين برای هدايت سطوح بالاي راهنما بوده، بصورت پيش‌فرض نمايش داده شده و شامل دكمه‌هايی به قسمت‌های اصلی راهنما می‌باشد.
· قاب جنبی Side Pane
اين قاب عمليات هر يك از قسمت‌های اصلی راهنما را نمايش داده و آموزش‌های لازم برای انجام كارها را شامل می‌شود. عمليات صورت گرفته در قاب جنبي Side Pane، نگرش View و اطلاعات نشان داده شده در صفحه اصلی را تحت تأثير قرار مي‌دهد.
· فضای نمايش اصلي Main View Area
به عنوان محل اصلی نمايش و ويرايش اطلاعات پروژه‌ها، اينجا محلی است كه كاربران عمليات خود را اعمال می‌كنند.
راهنمای پروژه سفارشی Custom Project Guide
هر پروژه می‌تواند راهنمای خاص خود را از لحاظ طرح‌بندی، كاربرد و محتوی داشته باشد. يك سازمان می‌تواند همه يا قسمتی از راهنمای پروژه Project Guide را برای هر يك از پروژه‌های خود سفارشی نمايد. برای مثال يك شركت يا يك ارائه دهنده راه‌كار Solution Provider مي‌تواند يك راهنمای پروژه براي پروژه‌های مالي و راهنمای ديگری را برای پروژه‌های مهندسی ايجاد نمايد. همچنين راهنماهای پروژه می‌توانند بر اساس نقش كاربری افراد كه به هنگام باز كردن پروژه‌ها چك می‌شود، ايجاد شوند. در اين حالت مشخصاتی كه راهنمای پروژه را تعريف می‌كنند می‌توانند بصورت پويا تغيير كنند.
برای ايجاد يك راهنمای پروژه سفارشی، شما می‌توانيد:
· يك مقصود جديد را در راهنمای پروژه پيش‌فرض اضافه نماييد.
· يك يا چند فعاليت را به يكی از مقاصد راهنمای پروژه پيش‌فرض اضافه نماييد.
· تمامی مقاصد و فعاليت‌ها را در راهنمای پروژه تغيير دهيد.
· پيكره‌بندی و كارايی راهنمای پروژه را تغير دهيد.