- بررسی قرارداد و جمع آوری نکات مربوط به طرح ادعاها و اضافه کاری ها
- بررسی WBS و CBS پروژه و ارائه راهکارهای مقتضی به تیم کنترل پروژه
- بررسی گزارشات روزانه، هفتگی و ماهانه و اعلام نظر در رابطه با مضمون هر یک جهت طرح ادعاها
- برگزاری جلسات لازم با مدیر پروژه و مسئولین کنترل پروژه و ارائه راهکارهای لازم
- بررسی و اعلام نظر در خصوص نامه های ارسالی و دریافتی از کارفرما
- بررسی برنامه زمان بندی و ایجاد ارتباط لازم جهت طرح ادعاهای بعدی
- ارسال نامه های مربوط به اضافه کاری ها به کارفرما
برآورد احجام و برآورد مالی اضافه کاری ها جهت ارسال به کارفرما - شرکت در جلسات کارفرما جهت دفاع از اضافه کاری های مطرح شده
- تهیه نامه های مورد نیاز جهت ادعاها
- جمع آوری مستندات مربوط به ادعا ها در طول پروژه
فرآیند مدیریت دعاوی پروژه
گام های فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر می‌باشند:
- مقایسه برنامه اصلی و اولیه پروژه (Plan) با برنامه واقعی پروژه (Actual)
- ایجاد مسئله (Issue) در صورت وجود مغایرت بین Actual و Plan
- بررسی Issue های ایجاد شده در جلسه حل اختلاف با حضور طرفین
- در صورت توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به تغییر (Change) و اضافه نمودن آن به قرارداد به عنوان الحاقیه (Addendum)
- در صورت عدم توافق طرفین در مورد Issue، تبدیل آن به دعوی (Claim) و شروع فرآیند مدیریت دعاوی
- ترجمه Claim به هزینه با توجه به موارد زیر:
- هزینه مستقیم ایجاد شده توسط Claim
- هزینه تاخیر زمانی ایجاد شده توسط فعالیت مورد Claim
- هزینه تاخیر زمانی کلی ایجاد شده در طول پروژه به واسطه موضوع Claim
- هزینه ایجاد شده توسط فرآیند مدیریت Claim (منابع و زمان)
- ارسال پرونده Claim همراه با مکتوبات و مستندات کافی به دفتر حقوقی پروژه
پاد دعوی
همیشه این امکان وجود دارد که خود ما مورد Claim واقع شویم، بنابراین یک مدیر پروژه هوشمند می بایست همواره آمار تمامی Claim های پروژه را تا انتهای مرحله شش فرآیند داشته باشد اما از طرح آنها تا زمانیکه بتواند از آنها به عنوان Cross Claim استفاده نماید خودداری کند. Cross Claim یک روش مرسوم و متداول در مدیریت پروژه برای مقابله با Claim های مطرح شده می‌باشد. در نهایت کلیه Claim ها می بایست در انتهای پروژه و قبل از پرداخت آخرین صورت وضعیت مورد بررسی قرار گیرند.
فرآیند مدیریت دعاوی پروژه در PMBOK
در PMBOK به دلیل تفکر خطی آن و همچنین منحصر کردن موضوع Claim به مبحث ساخت، فرآیندی برای تولید Claim پیشنهاد نشده است اما چهار گام کلی برای فرآیند مدیریت دعاوی به شرح زیر معرفی شده است.
- شناسایی Claim
- کمیت یابی Claim
- پیشگیری از Claim
- تحلیل Claim
ضعف PMBOK عدم استفاده از برنامه پروژه تا مرحله سه و صرفاً اکتفا به قرارداد به عنوان منبع دعوی می‌باشد. در صورتیکه یک برنامه درست پروژه در برگیرنده کلیه بندهای قرارداد نیز می‌باشد و استفاده از آن برای طرح دعوی عملی تر می‌باشد.
