استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO)

هدف دفتر مدیریت پروژه (PMO) چیست؟

دفتر مدیریت پروژه یا دفتر پروژه، واحدی سازمانی برای مرکزیت دهی و هماهنگی مدیریت پروژه های تحت نفوذ آن است. دفتر مدیریت پروژه همچنین می تواند اشاره به دفتر مدیریت برنامه، دفتر پروژه و یا دفتر برنامه نیز باشد. دفتر مدیریت پروژه بر مدیریت پروژه ها، برنامه ها و با ترکیب آنها نظارت می کند.

دفتر مدیریت پروژه در طیفی از کارکردهای پشتیبانی برای مدیریت پروژه به گونه های آموزش، تهیه نرم افزار، تعیین خط مشی ها و رویه های استاندارد تا مدیریت مستقیم و واقعی پروژه ها و مسئولیت برای رسیدن به اهداف پروژه ایفای نقش می کند.

با استفاده از PMO مدیران پروژه و سازمانها به خوبی می توانند سیستم پشتیبان تصمیم گیری و گزارش دهی ارائه نمایند.

1- مقدمه : مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به مفهوم بگارگیری دانش ، مهارت ها، ابزارها و تکنیک های لازم برای دستیابی به موفقیت پروژه است و موفقیت پروژه به مفهوم آن است که پروژه تحویل محصول یا خدمات نهائی خود را در زمان، هزینه و عملکرد تائید شده به انجام برساند. از این رو مدیریت پروژه دانش و مهارت ایجاد توازن میان عوامل اصلی موفقیت پروژه می باشد.

اگرچه ریشه های مدیریت پروژه به زمان ساخت اهرام مصر و تخت جمشید باز می گردد اما مدیریت پروژه مدرن قدمت چندانی در دنیا نداشته و از دهه نود میلادی به صورت منسجم و نظام مند در دنیا مطرح گردیده است.

انواع متداول پروژه ها که مباحث مدیریت پروژه به صورت جدی در آن ها مطرح می باشند عبارتند از:

پروژه های عمرانی: مانند پروژه های ساختمان سازی، پل سازی، سد سازی، احداث تونل، مترو و ...

پروژه های صنعتی: مانند پروژه های احداث نیروگاه، احداث انواع پالایشگاه ها (پالایشگاه نفت، پالایشگاه پتروشیمی، پالایشگاه گاز) و ...

پروژه های نرم افزاری: مانند پروژه های نوشتن نرم افزارهای کاربردی در حوزه های مالی، تجاری، صنعتی و ....

2- کارکرد های دفتر مدیریت پروژه

  • استاندارد سازی در برآورد / برنامه ریزی / زمان بندی کنترل و گزارش دهی
  • تدوین یک متدولوژی مدیریت پروژه
  • تغییرات به متدولوژی موجود
  • شناسایی استانداردهای مدیریت پروژه
  • تدوین الگوهای مدیریت پروژه
  • هماهنگ کردن و یا اجرا کردن برنامه های آموزشی مدیریت پروژه
  • انتقال دانش از طریق مربی گری و ارشاد جهت بهبود شایستگی های مدیریت پروژه
  • نظارت و پایش پروژه ها
  • وضع خط ارتباطی حل مشکل مدیریت پروژه
  • برنامه ریزی در پوشش دهی مشکلات در پروژه
  • تهیه آرشیو داده آموخته ها
  • تعیین نقش ها و مسئولیت های مدیران پروژه
  • تهیه شرح شغلی برای مدیران پروژه
  • فراهم آوردن کمک های استخدام نیروی انسانی
  • بهینه کاوی در مدیریت پروژه
  • مشارکت یا مدیریت پرتفولیوی پروژه ها
  • برنامه ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه
  • ایجاد برنامه ظرفیت منابع پروژه
  • ایفای نقش به عنوان نگهبانی از سرمایه های مدیریت پروژه

3- راهنمای مدیریت پروژه:

برای مدیریت پروژه مدرن استانداردهای مختلفی در کشورهای مختلف دنیا تهیه شده اند. که حوزه های توجه آن ها را می توان به سه حوزه کلی پروژه، افراد و سازمان تقسیم بندی کرد. توجه به این نکته ضروری است که پیاده سازی موفق مدیریت پروژه مستلزم رشد افراد و نهادینه شدن این موضوع در سازمان های مجری پروژه ها می باشد.

از میان استانداردهای مدیریت پروژه استانداردهای PMBOK 2013 و ISO 21500:2012 شناخته شده ترین و معتبرترین استاندارد مدیریت پروژه جهان می باشد. این دو استاندارد که با یکدیگر همسو می باشند 10 حوزه دانش را برای مدیریت پروژه معرفی کرده اند که در شکل زیر نشان داده شده اند.

3-1- مدیریت پروژه های عمرانی:

لازم به ذکر است که استاندارد PMBOK الحاقیه ویژه ای خاص پروژه های ساخت منتشر کرده است (PMBOK Construction Extension)   که در آن علاوه بر حوزه های فوق 4 حوزه دانش زیر را معرفی کرده است:

  • مدیریت مالی
  • مدیریت محیط زیست
  • مدیریت ایمنی
  • مدیریت ادعا Claim

تذکر: موارد 2 و 3 همراه با حوزه سلامت در ایران تحت عنوان HSE  شناخته می گردد.

3-2- مشتریان مدیریت پروژه در ایران:

مشتریان مدیریت پروژه در ایران کلیه سازمان هایی هستند که با اجرای انواع پروژه سر و کار دارند مانند:

سازمان های سرمایه گذار: سازمان هایی هستند که بر روی انجام پروژه ها به منظور کسب سود سرمایه گذاری می کنند.

سازمان های کارفرمایی: سازمان هایی هستند که مشتری اصلی پروژه ها محسوب می شوند.

سازمان های پیمانکاری: سازمان هایی هستند که مسئولیت انجام پروژه ها را بر عهده دارند. این سازمان ها ممکن است پروژه های عمرانی، ساختمانی یا EPC را اجرا کنند.

سازمان های مشاوره ای: سازمان هایی هستند که مسئولیت بخش طراحی، مشاوره یا ارائه خدمات مدیریت طرح (MC) را بر عهده دارند.

سازمان های تولیدی و خدماتی: سازمان هایی هستند که تمرکز اصلی آن ها بر تولید ( مانند شرکت مس، فولاد، خودروسازان) یا ارائه خدمات (مانند شهرداری) است. اما پروژه های متنوعی را برای رشد و توسعه خود تعریف می کنند مانند پروژه های ارتقاء ظرفیت، پروژه های بهسازی، پروژه های تولید محصولات جدید، پروژه ارائه خدمات جدید و ... که ممکن است اجرای همه یا برخی از آن ها را خود بر عهده داشته باشند یا آنکه انجام آن ها را برون سپاری کنند.

لازم به ذکر است که برخی سازمان ها در برخی موارد ممکن است دو نقش را برعهده بگیرند مانند بانک ها که در برخی پروژه ها هم نقش سرمایه گذار و هم نقش کارفرما را برعهده دارند.

3-3- خدمات قابل ارائه:

خدمات قابل ارائه به مشتریان را در سه محور زیر که در شکل زیر نشان داده شده است. می توان دسته بندی کرد.

متدولوژی: منظور از متدولوژی در اینجا متدولوژی مدیریت پروژه است که نتیجه بومی سازی استانداردها با شرایط سازمان یا پروژه نئرد نظر می باشد. این حوزه از طریق انجام خدمات مشاوره برای سازمان ها قابل انجام می باشد.

افراد: منظور از افراد در اینجا علاقه مندان و فعالان حوزه مدیریت پروژه هستند که می توان برای رشد آن ها دوره های آموزشی مختلفی را برنامه ریزی و برگزار کرد.

ابزار ها: منظور از ابزارها در اینجا نرم افزارها هستند. خدمات قابل ارائه در این زمینه عبارتند از:

  • نوشتن نرم افزارهای مدیریت پروژه
  • نوشتن نرم افزارهای مدیریت پروژه بر بستر SharePoint
  • خرید، آموزش و راه اندازی نرم افزارهای مدیریت پروژه مطرح مانند محصولات Oracle ,Primavera و Microsoft
  • سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه مانند ریسک توسط  PERT MASTER 

3-4- انواع مدلهای دفتر مدیریت پروژه:

الف - دفتر مدیریت پروژه در سازمان های غیر پروژه محور

ب- دفتر مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور

در بنگاه هایی که کسب و کار آنها از طریق فرآیندهای پروژه ای صورت می گیرد، از پروژه هم برای تولید کالاها و خدمات بنگاه و هم به عنوان ابزاری برای توسعه کسب و کار استفاده می گردد.

جایگاه دفتر مدیریت پروژه در سازمان های پروژه محور به سه شکل می تواند استقرار یابد:

3-4-1- الگوی حداقلی –  پشتیبانی Supportive PMO

در این حالت دفتر مدیریت پروژه :

  • وظیفه پشتیبانی مدیریت پروژه را بر عهده دارد.
  • بصورت مستقیم در مدیریت پروژه ها مشارکت نمی نماید.
  • در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها مسئول و پاسخگو نمی باشد.

  3-4-2- الگوی حداکثری – مدیریتی Managerial PMO

در این حالت دفتر مدیریت پروژه :

  • شامل مدیران پروژه می باشد.
  • وظایف شروع، برنامه ریزی، ساماندهی، مدیریت اجرا، کنترل و اختتام پروژه ها را بر عهده دارد.
  • در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها مسئول و پاسخگو است.

3-4-3- الگوی میانی – پشتیبانی / نظارتی Executive PMO

در این حالت دفتر مدیریت پروژه :

  • از نظر آن که دفتر مدیریت پروژه وظایف پشتیبانی مدیران پروژه ها را برعهده دارد، مشابه الگوی حداقلی است.
  • از نظر آن که دفتر مدیریت پروژه وظیفه همیاری به معاون پروژ ها را در نظارت عالیه بر عملکرد پروژه ها و اتخاذ تصمیم های چند پروژه ای بر عهده می گیرد، مشابه الگوی حداکثری است.

البته بسته به نیاز سازمان میتوان الگوی ترکیبی نیز ایجاد و بکار گرفت.

3-5- مزایای ایجاد دفتر PMO:

بر اساس توضیحات ارائه شده در تحقیقات بین المللی، نتیجه حاصل از اجرای موفقیت آمیز PMO به شکل زیر بوده است:

  1. در سطح سازمان
  • ارتقاء و بهبود سطح عملکرد سازمانی و اشاعه فرهنگ میدیریت پروژه در تمام سطوح و لایه های سازمان
  • تسهیل و ایجاد اثربخشی ارتباطات درون و برون سازمانی
  • مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های سازمان
  • ...
  1. در سطح پروژه
  • استانداردسازی رویه های اجرا و مدیریت پروژه
  • نمایش بهتر و کارآمد وضعیت کنونی پروژه و تسهیل در مانیتورینگ آنها
  • بهبود فرآیند های برنامه ریزی، کاهش هزینه ها و ....
  • در تحقیقات صورت گرفته در سال 2010 دفتر مدیریت پروژه برای بهبود عملکردهای زیر مشارکت و همکاری مستقیم داشته اند:
  • کاهش پروژه های شکست خورده 31%
  • تحویل پروژه در بودجه تعریفی 30%
  • بهبود در بهره وری 21%
  • صرفه جویی در هزینه پروژه 17%
  • افزایش در ظرفیت منابع 13%

4- پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه:

4-1- خلاصه طرح:

هدف از اجرای این طرح دستیابی به ساختاری منسجم و کارآمد در اجرای پروژه های EPC و عمرانی می باشد تا علاوه بر رفع مشکلات موجود گامی موثر برای رسیدن به اهداف عالی تر شرکت گردد.

در اجرای این طرح سعی شده است با در نظر گرفتن دانش روز از جمله استانداردهای مدیریت پروژه در سطوح مدیریت پورتفولیو، مدیریت طرح و مدیریت پروژه (PMBOK)  و با نگاهی کاملا واقع گرایانه و اجرایی و با روش پایین به بالا ابتدا لایه های اجرایی درگیر در پروژه ساماندهی و مدیریت گردند.

4-2- متدولوژی اجرای طرح:

پروژه های موجود خارج از موضوع پروژه، در 3 فاز مهندسی، خرید و ساخت با هم یا جداگانه انجام می گردند. محصولات یا خدمات تعریف شده و قابل تحویل به مشتری در انتهای هر فاز با روش اجرای مختص هر فاز تولید می گردند که چگونگی روش اجرا و فرآیندهای مدیریتی لازم برای فرآیندهای اجرا، موضوع این طرح می باشد.

مدیر پروژه با استفاده از فرآیندهای مدیریتی، فرآیندهای اجرایی پروژه(فازهای EPC) را از آغاز تا پایان مدیریت و اجرا خواهد نمود.

فرآیندهای اجرایی پروژه شامل 1- فرآیند اجرایی مهندسی 2- فرآیند اجرایی خرید  3- فرآیند اجرایی ساخت

مهمترین فرآیندهای مورد استفاده مدیریتی در پروژه شامل فرآیندهای ذیل می باشند که این فرآیند ها دارای ماهیت آغازین – برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و پایانی می باشند.

1- مدیریت دامنه و قرارداد  2- مدیریت زمان 3- مدیریت هزینه 4- مدیریت ریسک 5-مدیریت کیفیت

6- مدیریت ارتباطات  7- مدیریت منابع انسانی

5- شرح خدمات:

شرح خدمات قابل ارائه شامل سه بخش اصلی به شرح زیر می باشد:

5-1- فاز عارضه یابی

این فاز شامل عارضه یابی وضعیت سازمان و پروژه های آن بر اساس استانداردهای PMBOK:2013 و ISO 21500:2012 می باشد.

به منظور طراحی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه در هر سازمانی ضروری است تا پیش از هر اقدامی نسبت به انجام عارضه یابی سیستم مدیریت پروژه سازمان اقدام نمود. هدف از عارضه یابی سیستم مدیریت پروژه این است که نقاط قوت و فرصت های بهبود سازمان در این زمینه شناسایی شده و راهکارها و پیشنهادهای لازم ارائه و پیاده سازی گردد. جهت عارضه یابی سیستم مدیریت پروژه ، چک لیست هایی تهیه خواهد شد تا بر اساس آن وضعیت فعلی سازمان ارزیابی گردیده و سطح بلوغ مدیریت پروژه سازمان مشخص شود.

پس از اجرای این ارزیابی، گزارشی ارائه خواهد شد که زمینه را برای ورود به مرحله بهبود عملکرد سازمان در حوزه مدیریت پروژه فراهم می کند. خروجی این فاز این امکان را فراهم می سازد که نقشه راه توسعه مدیریت پروژه حرفه ای در سازمان ترسیم شود. گام های انجام عارضه یابی سازمان در شکل زیر نمایش داده شده است

5-2- فاز طرح ریزی و استقرار نظام مدیریت پروژه

عمده فعالیتها و روشهایی که در فرآیندهای مدیریتی طراحی و پیاده سازی خواهند شد شامل:

  1. اسناد پایه ای دفتر مدیریت پروژه

تهیه منشور دفتر مدیریت پروژه (PMO) سازمان مشتمل بر:

  • مأموریت و وظایف PMO در سازمان
  • جایگاه PMO در نمودار سازمانی
  • نقش ها و اختیارات PMO در سازمان
  • عوامل کلیدی موفقیت PMO
  • نقشه راه توسعه PMO در سازمان
  1. مدیریت یکپارچگی

تهیه منشور پروژه (Project Charter) برای پروژه های سازمان

تهیه نظام نامه مدیریت پروژه سازمان بر اساس استانداردهای PMBOK و ISO 21500

  1. مدیریت محدوده و قرارداد
  • تعریف نوع قرارداد، برآورد نرخ و تعرفه آحاد بها
  • تهیه WBS
  • بروز آوری برنامه با توجه به آیتمهای ستاره دار – اضافه کار – تغییرات
  • ایجاد مکانیزم کنترل یکپارچه تغییرات
  • نظام مدیریت دعاوی پروژه و کنترل آنها
  • توزیع و مدیریت بسته های کاری به پیمانکاران
  • ایجاد مکانیزم کنترل کارهای پیمانکاران و ارتباط آنها با شرح خدمات کارفرمایی
  • بررسی هزینه های انجام شده اما دریافت نشده (حاصل نشده)
  1. مدیریت زمان
  • تهیه و بروزآوری برنامه زمان بندی – منحنی پیشرفت پروژه
  • آنالیز تأخیرات مجاز و غیر مجاز
  • اثر زمانی بخشنامه های بالا دستی بر برنامه زمان بندی
  • کنترل و بروزآوری برنامه زمان بندی
  • پیش بینی زمان پایان پروژه با اعمال تغییرات و اضافه کاری ها
  1. مدیریت هزینه، کنترل پروژه و جریان نقدینگی
  • تهیه و آنالیز بودجه پروژه
  • تهیه و کنترل صورت وضعیت های پیمانکاری و کارفرمایی Invoice
  • کنترل بودجه توسط روش مدیریت ارزش کسب شده EVM
  • تهیه جریان نقدینگی و بروزآوری جریان نقدینگی Cash flow
  • تهیه سناریو های فروش و پیش فروش در تحلیلهای مالی و نقدینگی و سودآوری Profitability
  • انتخاب راهکار و بهترین سناریو مالی جهت ادامه حرکت پروژه Scenario based decision making
  1. مدیریت ریسک
  • طراحی سیستم مدیریت ریسک (آستانه های پذیرش ریسک رویه مدیریت ریسک)
  • شناسایی ریسکهای بالقوه و الویت بندی آنها
  • تحلیل اثر ریسک بر اهداف پروژه
  • ارائه راهکارهای مناسب جهت پایش ریسک
  • بروزآوری برنامه زمانی و بودجه ای بعد از تحلیل ریسک
  • بررسی سناریوهای مختلف ریسکی و پیش بینی های آتی وضعیت پروژه
  1. مدیریت کیفیت
  • تهیه و انتشار طرح کیفیت QCP
  • اجرا و کنترل طرح کیفیت
  • مدیریت کیفیت
  • سیستم سنجش رضایت مشتریان و آنالیز مشکلات پروژه ها
  1. مدیریت منابع انسانی
  • سیستم برنامه ریزی استخدام
  • تهیه شرایط احراز شغلی JQAR – تخصیص و ارزیابی تیم پروژه
  • مدیریت موثر تیم پروژه
  • سیستم های انگیزشی کارکنان  و ارزیابی عملکرد
  1. مدیریت ارتباطات
  • تعیین و تهیه ماتریس اطلاعات
  • روش و زمان بندی توزیع اطلاعات
  • در این طرح برای فرآیندهای ذکر شده روشهای اجرایی، دستورالعمل ها، فرم ها و گزارشات تهیه می گردد و به صورت

پکیجی آماده و در تمامی پروژه های عمرانی قابل استفاده و توسعه می باشد.

  1. مدیریت بخش مهندسی
  • تهیه لیست مدارک مهندسی و دستورالعملهای مهندسی
  • کنترل ورودی های طراحی
  • تهیه نقشه ها، مشخصات و مدارک فنی
  • کنترل خروجی و تصدیق طراحی
  • استفاده از تأمین کنندگان در طراحی
  1. مدیریت تغییرات در مدارک طراحی و مهندسی
  • فرآیند نهائی سازی مدارک مهندسی ( از تولید تا AFC)
  • فرآیند کنترل پروژه در مدیریت مهندسی پروژه های EPC
  • برآورد هزینه خدمات طراحی و مهندسی
  • مراحل اختتامی در مدیریت مهندسی پروژه های EPC
  1. بخش تهیه و تامین تجهیزات

تهیه و تدوین فرآیندها، رویه (روشهای اجرایی) و فرمها و گزارشات مربوط به :

  • تهیه و تدوین و ارسال مدارک مناقصه برای سازندگان/ فروشندگان مورد تایید و اخذ استعلام
  • بررسی فنی – مالی پیشنهادات با در نظر گرفتن زمان ساخت و حمل کالا
  • تأیید فنی سفارش کالا توسط کارفرما/ مشاور و ارسال مدارک سفارش کالا به کارفرما/ مشاور تعیین شرکت سازنده / فروشنده
  • انتخاب بازرسی شخص ثالث و تأیید آن توسط کارفرما / مشاور
  • برنامه زمان بندی انجام آزمایشات و بازرسی ها بر روی تجهیزات
  • ساخت کالا
  • انجام بازرسی کنترل کیفی توسط بازرس شخص ثالث و ارسال نتایج گواهی تست و تأیید کارفرما
  • گزارش نهایی کلیه آزمایشات همراه داده ها و نتیجه و گواهی آزمایشات سازنده به کارفرما
  • تهیه و ارسال کالای وارده به همراه Packing list پس از دریافت کالا در انبار
  • ارائه و تأیید Performa invoice توسط کارفرما / مشاور
  • ترخیص و بارگیری
  1. بخش اجرا

تهیه و تدوین فرآیندها، رویه (روشهای اجرایی) و فرمها و گزارشات مربوط به :

  • تجهیز کارگاه
  • انبارش
  • ساخت و نصب و پیش راه اندازی
  • راه اندازی و آزمایش های عملکردی
  • تحویل موقت و دائم
  • دوران تضمین – آموزش نیروهای بهره بردار کارفرما
  • بر چیدن کارگاه
  • کنترل و مستند سازی عملیات اجرائی کارگاه
  1. گزارشات و داشبورد مدیریتی
  • تهیه فرمت گزارشات روزانه
  • تهیه فرمت گزارش هفتگی
  • تهیه گزارشات ماهانه پیشرفت
  • گزارش تحلیل تأخیرات
  • گزارش برنامه ریزی سه ماه آتی
  • گزارشات پشتیبان تصمیم مدیران DSS
  • گزارشات کنترل یکپارچه
  • گزارشات مدیریت زمان
  • گزارشات مدیریت هزینه
  • گزارشات مدیریت ریسک
  • گزارشات مدیریت منابع انسانی
  • گزارشهای EPC
  • گزارش مدیریت قرارداد
  • گزارشات داشبورد Dash board

5-3- اخذ گواهینامه بین المللی مدیریت پروژه برای سازمان بر اساس استاندارد ISO 21500:2012

در این فاز آمادگی لازم در سازمان برای اخذ گواهینامه بین المللی مدیریت پروژه بر اساس استاندارد ISO 21500:2012 ایجاد می گردد. این فاز شامل مراحل زیر می باشد:

  • آموزش ممیزی داخلی بر اساس استاندارد ISO 21500:2012
  • انجام ممیزی داخلی، تهیه گزارش ممیزی داخلی و شناسایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
  • انجام ممیزی خارجی از طرف یکی از شرکت های گواهی دهنده بین المللی(CB)
  • اخذ گواهی نامه بین المللی استاندارد  ISO 21500:2012

6- مزایای این پکیج:

  • ارائه سیستم جامع و یکپارچه مدیریت بودجه و کنترل هزینه بصورت کاربردی و اجرایی
  • ارائه سیستم جامع و یکپارچه مدیریت قرارداد، تغییرات و ادعا در چاچوب مدیریت پروژه
  • اجرای جلسات و برنامه ریزی استراتژی سازمانی
  • ارائه مکانیزم کامپیوتری یکپارچه پروژه محور جهت تسهیل تصمیم گیری مدیران
  • امکان ارائه شرح خدمات قسمتی از پکیج یکپارچه نیاز سازمان
  • الویت بندی حوزه ها و نیازمندی های سازمان پروژه محور بصورت یکپارچه
  • ارائه گزارشات دشبورد مدیریتی