با افزایش تعداد معاملات و قراردادها در سازمان و نیاز به سیستماتیک کردن فرآیند کنترل قراردادها ، ماژول مدیریت قرارداد طراحی شده است. در مدیریت قراردادها، به خصوص در سازمان های پروژه محور می بایست ساختار مدیریت پروژه نیز کاملا در نظر گرفته شود.
یکی از توانایی های مورد نیاز در سازمان های پروژه محور امکان مقایسه دائم پرداخت های انجام شده با مفاد قراردادی است. از این رو سیستم مالـی سازمان های پـروژه محور علاوه بر الزاماتی که تمام سیستم های مالی دارند، به ارتباط با قراردادهای جاری سازمان، وضعیت پیشرفت فیزیکی آنها، الحاقیه ها، ضمانت نامه ها، سقف قراردادها، اضافه کاری ها، پرداخت های خالص انجام شده تا کنون و … نیـز نیـازمند است. بر اساس مفاد قراردادهاست که وضعیت پیش پرداخت، بیمه، مالیات، حسن انجام کار و مالیات بر ارزش افزوده پرداخت بررسی می شود.
از سوی دیگر، امور مربوط به قراردادها نه تنها به عنوان خوراک مسائل مدیریت مالـی مورد نیاز است، بلکه از جمله فعالیت های کلیدی سازمانها محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران که خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد، دسته بندی و مدیریت این قراردادها کاری دشوار و بسیار پرهزینه خواهد شد.
شرکت مصورسازان پروژه برای تسهیل این امور راه حلی مبتنی بر وب ارائه نموده است که موارد فوق را به بهترین وجه تامین می نماید و حلقه مفقوده بین بخش مالی، امور قرادادها و برنامه ریزی و کنترل پروژه را تامین می نماید. سیستم مدیریت مالی و قراردادها برای سازمان های پـروژه محور، مدیریت قراردادها، پرداخت ها و ضمانت نامه ها را ارائه می دهد که این امر خود ورودی سیستم های مدیریت مالی است و در نهایت گزارشاتی مبتنـی بر تمام این خدمت ها به صورت یکپارچه به مشتـری ارائه می شود. همچنین سیستم مدیریت پروژه سازمانی جهت مدیریت هزینه های پروژه ها می تواند از اطلاعات سیستم مالی و قراردادها استفاده نماید.
قابلیت های سامانه قراردادها:
• ثبت درخواست معامله
• مشاهده درخواست های رد شده توسط تاییدکنندگان
• امکان اصلاح و ویرایش درخواست های رد شده
• امکان مشخص کردن کاربر تایید کننده و تعیین جریان کار
• قابلیت نمایش تاریخچه درخواست ها (نمایش رفت و برگشت ها و اقدامات صورت گرفته)
• امکان ثبت انتخاب مشاور
• امکان ثبت انتخاب پیمانکار
• امکان ثبت اطلاعات شرکت¬های شرکت کننده در مناقصه
• امکان بارگذاری مستندات مربوط به اطلاعات شرکت ها
• امکان تعیین وضعیت قراردادها
• امکان ثبت الحاقیه برای قراردادها
• فیلتر درخواست ها بر اساس درخواست های من، منتظر اقدام و همه درخواست ها
• قابلیت گزارش گیری بر اساس داده های موجود
• فیلتر درخواست های ثبت شده بر اساس شماره درخواست
• فیلتر درخواست های ثبت شده بر اساس عنوان درخواست، نوع درخواست، درخواست کنندگان و وضعیت فعلی
• قابلیت استفاده از ارزهای بین المللی در درخواست ها و تبدیل آن ها به یک ارز مبدا.
• گردش کار داینامیک است و اطلاعات به صورت دلخواه تویط کاربر قابل ویرایش می باشد.
• امکان ویرایش اطلاعات پیمانکاران
• امکان ورود اطلاعات مراحل مناقصه
• ثبت روش مناقصه
• مشخص کردن محل تامین اعتبار برای درخواست ارائه شده
• امکان ثبت واحد سازمانی برای هر درخواست
• امکان تعیین نوع تضمین شرکت در مناقصه
• تعیین رتبه و رشته پیمانکاران
• امکان تعیین سطح معاملات
• امکان اضافه کردن ارز مورد نظر
• امکان ثبت و ویرایش نوع قرارداد
• امکان ثبت و ویرایش روش انتخاب مشاور
• ثبت درخواست در سامانه با توجه به انتخاب مشاور و انتخاب پیمانکار دارای فرم های متفاوت است که بر اساس نیاز و درخواست سازمان قابل ویرایش می باشد.
• برگزاری انجام معامله و انتخاب برنده
قابلیت های سامانه مدیریت صورت وضعیت ها:
- امکان تعریف فازهای اجرا و پرداخت قراردادها
- امکان برنامه ریزی تعهدی تاریخ برنامه ای دریافت ها و پرداخت ها (به پیمانکاران و کارفرمایان)
- امکان تولید جریان نقدی برنامه ای در مقایسه با جریان نقدی تحقق یافته
- امکان تولید اتوماتیک برگه صورت وضعیت بر اساس مشخصات تکمیلی در فرم صورت وضعیت
بر اساس ارتباط با کارفرما یا پیمانکار مشخصات آدرس و تلفن و کد اقتصادی و … را فرا می خواند - امکان ثبت وضعیت ارسال صورت وضعیت
- امکان ثبت تاریخ ارسال صورت وضعیت
- امکان ثبت وضعیت تایید صورت وضعیت
- امکان ثبت کامنت های طرف پیمان روی صورت وضعیت
- امکان ثبت مشخصات پرداخت نظیر تاریخ و شماره چک و تصویر چک
- امکان ثبت مبلغ دریافت شده و عدم انطباق بر اساس مبلغ انتظاری با توجه به کسورات
بانک اطلاعاتی صورت وضعیت ها:
در این بانک اطلاعاتی، اطلاعات صورت وضعیت ها درج و نگهداری می شود. این بانک اطلاعاتی در سامانه مدیریت قراردادها قرار دارد.
فیلدهای اطلاعاتی مهم این بانک به شرح زیر هستند:
• قرارداد مرتبط
• کد صورت وضعیت
• تاریخ صورت وضعیت
• مبلغ صورت وضعیت ادعایی پیمانکار
• مبلغ مورد تایید دستگاه نظارت
• تاریخ تایید دستگاه نظارت
• مبلغ مورد تایید رسیدگی فنی و قراردادها
• تاریخ تایید رسیدگی فنی و قراردادها
• شماره صورت وضعیت
• امکان ایجاد فیلد اطلاعاتی جدید در این بانک وجود دارد.
گزارشگیری تحلیلی از صورت وضعیت ها:
گزارشگیری بر روی صورت وضعیت ها بر روی اقلام اطلاعاتی زیر صورت می پذیرد:
• تعداد صورت وضعیت
• مبلغ صورت وضعیت
• مدت زمان تایید دستگاه نظارت
• مبلغ مورد تایید دستگاه نظارت
• مدت زمان تایید دفتر فنی
• مبلغ مورد تایید دفتر فنی
• مبلغ پرداخت شده
ابعاد گزارشگیری که گزارشگیری بر روی آنها انجام می شود، به شرح زیر هستند:
• عنوان و کد CBS
• پیمانکار
• شماره قرارداد
• کد صورت وضعیت
• تاریخ تایید دستگاه نظارت
• تاریخ ارائه پیمانکار
• تاریخ پرداخت
• تاریخ تایید دفتر فنی
• نام پروژه
• سرپرست پروژه
• تاریخ های سلسله مراتبی صورت وضعیت و پرداخت
نقد و بررسی‌ها
هنوز بررسی‌ای ثبت نشده است.