مدیریت پیگیری کالا Project Material Expediting System) PMES)

سیستم مدیریت پیشبرد کالا (Project Material Expediting System)

  • امکان مکاتبه با سازندگان

  • دریافت، توزیع و جمع آوری مدارک سازندگان

  • ثبت و پیگیری کامل فعالیتهای تسریع بخشی

  • به روز رسانی مدارک فنی مرتبط به هر خرید از طریق اتصال به سیستم مهندسی

  • محاسبه پیشرفت کار بر اساس Milestone های تعریف شده

این سیستم جهت مدیریت خرید در بخش کالای پروژه تعبیه شده است. در این بخش کلیه فعالیتهای بخش خرید به صورت لحظه ای توسط نفرات بخش خرید ثبت و پیگیری می گردد و گزارشات مربوطه از این طریق به صورت خودکار تهیه میگردند.

·ثبت فعالیت

از طریق این بخش، کلیه فعالیتهای مربوط به بخش تسریع بخشی کالا با ترتیب تعریف شده در سیستم (که با توجه به تعریف سازمان/پروژه قابل شخصی سازی است) توسط کارشناسان این بخش ثبت می گردد. به دلیل دسته بندی فعالیتهای تسریع بخشی در سیستم و تعریف ضرایب پیشرفت در Milestone های مربوطه، پس از ثبت فعالیت در سیستم به همراه مستندات مربوطه، کلیه گزارشات وضعیت، پیشرفت و گزارشات تفصیلی به صورت لحظه ای به روز می گردند.

·نمایش فعالیت های ثبت شده

کلیه فعالیتهای ثبت شده به تفکیک بسته های خرید در این بخش قابل مشاهده و استفاده می باشند.

·گزارش آخرین وضعیت بسته های خرید

در این قسمت بر اساس تعاریف انجام شده در سیستم، گزارش آخرین وضعیت بسته های خرید در زمان تهیه گزارش قابل مشاهده می باشد.

به عنوان مثال در این گزارش مشخص می شود که هر بسته خرید در چه وضعیتی از قبیل نافذ شدن قرارداد، دریافت پیش پرداخت، برگزاری KOM، رسید مواد خام به کارخانه سازنده ... قرار دارد.

·گزارش تفصیلی بسته های خرید

برای هر بسته خرید، گزارشی شامل اطلاعات عمومی بسته خرید،MR، TBE، CBE، مقادیر برآوردی به همراه اطلاعات مربوط به KOM، لیست صورت وضعیت ها، Milestone های مربوطه و... در این بخش قابل مشاهده می باشد.

لازم به ذکر است که درتمامی موارد مذکور ارتباط بین اطلاعات نمایش داده شده و مدارک مربوطه برقرار می باشد.

·تعريف VPIS به تفکیک بسته های خرید

در اين سيستم، با پيش بيني و تعريف مشخصه هاي مختلف براي هر سند از قبيل بسته خرید مربوطه، امكان پيگيري مدارک سازندگان مهيا مي شود. همچنين با تعيين وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند،  اين سيستم به عنوان ابزاري براي مديريت مدارک سازندگان ايفاي نقش مي نمايد.

·تعيين آخرين نسخه هر مدرك

اين سيستم داراي امكان بررسي شماره نسخه مدرك در هر مرحله اي مي باشد و براي نسخه هاي جديد تهيه شده، شماره نسخه مناسب را پيشنهاد مي كند تا از تهيه نسخه هاي تكراري و نامناسب در سيستم جلوگيري شود. همچنين کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.

·صدور ترانسمیتال

مطابق روال پروژه ها، هر مدرکی از سازنده هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترانسمیتال ارسال می گردند. ترانسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترانسمیتال می باشد.

این سیستم با بهره گیی از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترانسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.

·كنترل بررسي و اظهار نظر روي مدارك

هنگام ارسال مدارك در هر مرحله اي با توجه به شماره بسته خرید و نفرات تعریف شده برای آن بسته خرید، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. گیرنده/گیرندگان مدرک امكان درج و الصاق اظهار نظر هاي خود به صورت متن يا فايل به مدرک اصلي و عودت آن به ارسال كننده را دارا مي باشند.

·محاسبه پیشرفت مدارک سازندگان

با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل آخرین نسخه های صدار شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک سازندگان را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.

·گزارشات

هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.

·محاسبه پیشرفت تسریع بخشی

بر اساس کلیه اطلاعات موجود، پیشرفت این بخش به صورت لحظه ای محاسبه شده و بر روی Dashboard نمایش داده می شود.

سیستم مدیریت اقلام (Project Material Management System)

  •  ثبت اطلاعات اقلام قابل خرید
  • دسته بندی لیست اقلام هر بسته خرید
  • کاهش و افزایش اقلام و مقادیر
  • مدیریت اقلام سفارش شده
  • پیگیری وضعیت اقلام از سفارش تا تحویل
  • دریافت اطلاعات بارنامه
  • ثبت، گزارش و برگشت اقلام تحویل گرفته شده
  • ثبت جابجایی ها
  • تحلیل موجودی انبار
  • درخواست تحویل اقلام توسط پیمانکاران جزء و گروههای اجرایی از طریق سیستم
  • تحلیل، تایید و ثبت درخواستهای تحویل اقلام
  • سیستم جامع گزارش گیری

این سیستم مدیریت تمامی اقلام مورد نیاز پروژه را که میبایست خریداری گردند، از ابتدای پیدایش نیاز به خرید آن تا زمان تحویل به پیمانکار و یا گروه نصب را به عهده دارد:

·ثبت اطلاعات اقلام قابل خرید

در این بخش هر آیتمی که لازم است برای پروژه تهیه گردد به همراه مشخصات کلی آن در سیستم ثبت می گردد. ورود این اطلاعات عمدتاً توسط بخش مهندسی صورت می پذیرد و میتواند به صورت جزنی و یا به صورت دسته ای (از طریق فایل Excel) به سیستم انجام شود.

در این قسمت دسته بندی هر آیتم نیز مشخص می گردد. این امر موجب می گردد که در گام بعدی تیم مهندسی به راحتی بتواند تصمیم گیری نماید که کدامیک از اقلام را در یک بسته خرید واحد بگنجاند.

·دسته بندی لیست اقلام هر بسته خرید

در این قسمت با توجه به نوع مشخص شده هر آیتم قابل خرید که در بالا به آن اشاره شد، لیست اقلام منظم به هر بسته خرید (MTO مربوط به هر MR) مشخص می گردد. همچنین به ازای هر درخواست خرید یک شماره به عنوان شماره بسته خرید به همراه شماره MR مربوطه ( در تعامل با سیستم مدیریت مدارک مهندسی) اختصاص داده می شود.

·پیگیری وضعیت خرید اقلام

این بخش از کار توسط سیستم مدیریت خرید کالا (Purchasing) انجام شده و گزارشات و اطلاعات مورد نیاز، توسط سیستم مدیریت اقلام از سیستم مذکور استخراج شده و مورد استفاده قرار می گیرد.

 

·کاهش و افزایش مقادیر

در این قسمت امکان افزایش و کاهش مقادیر اقلام با حفظ تمامی سوابق وجود دارد. این بخش در تعامل با سیستم خرید و اطلاع از اقلام و مقادیر خریداری شده، بالانس مواد و میزان مقادیری که نیاز به خرید مجدد دارند را گزارش می کند.

·مدیریت اقلام سفارش شده

در این بخش، مقادیر واقعی اقلام سفارش شده با توجه به قرارداد خرید مربوطه در سیستم ثبت می گردد. از این قسمت برای دستیابی به مقادیر Overage/Shortage استفاده می گردد. مشخصات سفارشات خرید، فروشنده، زمان تحویل و... در این قسمت ثبت شده و قابل پیگیری خواهد بود.

·پیگیری وضعیت اقلام از سفارش تا تحویل

این بخش از کار توسط سیستم مدیریت پیشبرد کالا (Expediting) انجام شده و گزارشات و اطلاعات مورد نیاز، توسط سیستم مدیریت اقلام از سیستم مذکور استخراج شده و مورد استفاده قرار می گیرد.

·ثبت Packing List

در این قسمت با توجه به مشخصات سفارش خرید که در بخشهای قبل توصیح داده شده است، Packing List مربوط به بسته های ارسالی تهیه و ثبت میگردد. این امکان وجود دارد که با دادن دسترسی به فروشنده مربوطه، Packing List  ها توسط فروشنده تهیه و در سیستم ثبت و سپس برای خریدار ارسال گردد.

این لیست پیش از رسیدن کالا به انبار، در اختیار سیستم انبارداری قرار میگیرد و این امکان را به بخش انبار میدهد که برای دریافت اقلام برنامه ریزی های لازم (از قبیل اختصاص محل مناسب، مسیر مناسب حمل، نیروی انسانی و تجهیزات مورد نیاز برای جابجایی و...) را داشته باشند.

·ثبت اقلام تحویل گرفته شده

در این قسمت اقلامی که تحویل انبار می گردند با تمامی جزئیات از قبیل زمان تحویل، مشخصات تحویل گیرنده و ... ثبت میگردند. لازم به ذکر است از آنجایی که مشخصات اقلام قایل تحویل، پیشاپیش از طریق Packing List مربوطه در انبار موجود می باشد، انجام این امر و مدیریت آن به سهولت امکان پذیر بوده و تشخیص مغایرت های احتمالی، کمبودها، مقادیر اضافی به آسانی انجام می شود.

·برگشت اقلام تحویل گرفته شده

اقلامی که به هر دلیل از قبیل تحویل اضافه، تحویل اشتباه، رد کیفیت و ... نیاز به برگشت آنها باشد، در این بخش قابل برگشت بوده و کلیه اطلاعات مربوط به عملیات برگشت اقلام ثبت میگردد.

·گزارش اقلام تحویل گرفته شده و برگشت داده شده

در این قسمت می توان گزارشات مختلفی از اقلامی که توسط انبار تحویل گرفته و یا برگشت داده شده اند، تهیه و ارائه نمود. این گزارشات می توانند بر اساس موارد مختلفی از قبیل نوع اقلام، بسته خرید، شماره سفارش خرید، Packing List، تاریخ تحویل، تحویل گیرنده، مکان نگهداری و ... و یا ترکیب دلخواهی از این موارد باشد.

·ثبت جابجایی ها

هرگونه جابجایی اعم از جابجایی فیزیکی بین مکانهای نگهداری اقلام و یا جابجایی مالکیتی در این قسمت قابل ثبت و پیگیری خواهد بود. به علاوه این امکان وجود دارد که جابجایی ها (به ویژه جابجایی مالکیتی) به دلیل حساسیت موضوع، توسط اپراتورهای انبار ثبت شده و برای تایید به مسئول مربوطه که قابل تعریف شدن در سیستم می باشد، ارجاع شوند. تا زمانی که این تایید توسط فرد واجد صلاحیت انجام نشده است، گزارشات و سایر گردش کارهای سیستم بر اساس اطلاعات قبلی خواهد بود.

·تحلیل موجودی انبار

یکی از مهمترین مسائل مرتبط با انبار داری، تصمیم گیری در خصوص امکان جایگزینی و جابجایی اقلام مورد استفاده در قسمت های مختلف پروژه می باشد. این امر می بایست با توجه به زمانبندی عملیات اجرایی و نصب برای هر پیمانکار جزء و یا گروه اجرایی، موجودی انبار و اطلاع از اقلامی که در فاصله زمانی معینی به انبار خواهند رسید صورت پذیرد.

در این قسمت، با توجه به اطلاعات استخراج شده از سیستمهای خرید کالا، پیشبرد کالا و نیز اطلاعات وارد شده در بخش انبارداری و اطلاعات Packing List  های ارسال شده توسط فروشندگان، این گزارش و تحلیل به آسانی قابل استخراج می باشد.

·درخواست تحویل اقلام توسط پیمانکاران جزء و گروههای اجرایی

در این بخش با دادن دسترسی لازم به نمایندگان پیمانکاران جزء و یا گروههای اجرایی، این نمایندگان قادر خواهند بود اقلام مورد نیاز خود را که لازم است تا تاریخ معینی از انبار تحویل بگیرند، درخواست نمایند.

در این قسمت درخواست کننده، هدف از تحویل گیری، تاریخ نیاز به اقلام، اسناد مثبته نشاندهنده نیاز به هر آیتم و... را ثبت می نماید. این درخواست برای تایید به مسئول مربوطه ارجاع خواهد گردید.

·تحلیل و تایید درخواست تحویل اقلام

در این بخش مسئول واجد صلاحیت تعریف شده در سیستم، درخواست تحویل اقلام هر درخواست کننده را با توجه به گزارشات سیستم مبنی بر موجودی انبار و زمان دریافت اقلام مشابه تحلیل نموده و در نهایت با تمام یا قسمتی از درخواست مذکور موافقت مینماید. بدیهی است تا قبل از تایید درخواستها، امکان خروج و تحویل اقلام از انبار وجود نخواهد داشت.

·ثبت تحویل اقلام به درخواست کننده

در این قسمت نیز با توجه به لیست درخواست های اقلام تایید شده، اپراتور اجرایی مشخصات اقلام تحویل شده به درخواست کننده را به همراه جزئیاتی از قبیل تاریخ تحویل، مشخصات تحویل گیرنده و اسناد مثبته مربوطه ثبت می نماید.

·سیستم جامع گزارش گیری

علاوه بر گزارشاتی که تا کنون به آنها اشاره گردیده است، یک سیستم جامع گزارش گیری نیز وجود دارد که در آن میتوان با مشخص نمودن متغیرهای دلخواه از قبیل نوع اقلام، فروشنده، درخواست خرید، شماره سفارش خرید، زمان تحویل، محل نگهداری، Packing List، پیمانکار جزء و... گزارشات متعددی را تهیه و ارائه نمود.

ورود کاربر

کانال مصورسازان پروژه